4 ข้อผิดพลาดที่ธุรกิจขนาดเล็กประสบ เมื่อทำการ Outsourcing งาน IT Support (และวิธีการหลีกเลี่ยง)

01 March 2021 | IT Outsourcing

4 ข้อผิดพลาดที่ธุรกิจขนาดเล็กประสบ เมื่อทำการ Outsourcing งาน IT Support (และวิธีการหลีกเลี่ยง)

การ Outsource เป็นวิธีหนึ่งที่เหมาะสมในการได้รับการบริการระดับมืออาชีพด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าการจ้างพนักงานเต็มเวลา แม้ว่าในปัจจุบัน บริษัทของคุณอาจไม่อยู่ในช่วงของการจ้างงานด้านไอที อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การ Outsource จะกลายเป็นทางเลือกที่น่าดึงดูด ไม่ว่าจะเป็นด้านไอที ด้านทรัพยากรบุคคล ด้านการบัญชี หรือแม้แต่การขายและการตลาดก็ตาม

หลายปีที่ผ่านมาธุรกิจต่างๆได้ใช้บริการ Outsource ด้านที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี กฎหมายและทรัพยากรมนุษย์ การ Outsource เป็นรูปแบบธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเนื่องจากช่วยให้ บริษัทสามารถเพ่งความสนใจไปที่ธุรกิจหลักของตน และปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญจากแขนงต่างๆจัดการงานในส่วนที่เหลือให้คุณได้ อ้างอิงจาก Outsourcing Institute กว่า 30 เปอร์เซ็นต์ของ บริษัทที่ทำธุรกิจ Outsourcing กำลังหาโอกาสใหม่ๆ จากการ Outsourcing ในธุรกิจด้านอื่นๆ ซึ่งหนึ่งในนั้นคือด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

การ Outsource ด้านไอทีเติบโตขึ้นอย่างมากในช่วงสิบปีที่ผ่านมา โดยเริ่มจากบริษัทขนาดใหญ่และในตอนนี้บริษัทขนาดกลางและเล็กก็เริ่มที่จะใช้บริการดังกล่าวเช่นกัน บางบริษัทมีแผนกไอทีแบบเต็มเวลาและใช้ Outsourcing ในการจัดการเฉพาะโครงการ ในขณะที่บางบริษัทใช้ Outsource งานด้านไอทีทั้งหมด ตั้งแต่งานประจำวันไปจนถึงโครงการขนาดใหญ่ อาจพูดได้ว่ามีโอกาสค่อนข้างสูงที่บริษัทของคุณจะได้ใช้บริการ IT Outsource สำหรับงานส่วนใดส่วนนึงในธุรกิจของคุณ คำถามคือคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าการตัดสินใจในเรื่องการใช้ Outsource ด้านไอทีเป็นสิ่งที่ถูกต้อง คุณจะมีวิธีใดบ้างที่สามารถรับประกันผลสำเร็จ คุณจะดูแลความสัมพันธ์ด้าน Outsourcing ได้อย่างไร บทความนี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจ้าง IT Outsource แต่ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการจ้างงานด้านอื่น ๆ ได้เช่นกัน
 

4 ข้อผิดพลาดทั่วไปสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเมื่อทำการ Outsourcing IT Support
 

ข้อผิดพลาดที่ 1: หลังจากเลือกผู้ให้การสนับสนุนด้านไอทีแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการจัดการอีกต่อไป

เช่นเดียวกับฝ่ายอื่นๆที่คุณดูแล ผู้ให้บริการ IT Outsource ของคุณจะต้องถูกกำกับดูแลอย่างทั่วถึง ตลอดจนมีการสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ เมื่อคุณขาดการมีส่วนร่วมกับผู้ให้บริการ IT Outsource ของคุณ ความคาดหวังในตัวงานจะไม่ได้ถูกสื่อสารออกไปอย่างชัดเจนและก่อให้เกิดปัญหาเพิ่มมากขึ้น นอกจากนี้หากขาดการสื่อสาร กลยุทธ์ระยะยาวของบริษัทอาจไม่ถูกรวมอยู่ในแผนการสำหรับการใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ในอนาคต

การสื่อสารนั้นเปรียบดังถนนสองเลน หากคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการกำหนดความคาดหวังหรือชี้แจงปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น ในท้ายที่สุดความสัมพันธ์ทางธุรกิจก็จะได้รับความเสียหาย การสื่อสารที่ชัดเจนทวีความสำคัญมากขึ้นเมื่อคุณมีผู้ให้บริการด้านไอทีหลายราย รวมไปถึงโปรแกรมเฉพาะ ระบบอีเมลล์และ การบริหารเครือข่าย เป็นต้น

 

วิธีการแก้ไข: มีการสื่อสารที่ดีระหว่าง บริษัทของคุณกับบริษัท IT Outsource และ มีการอัพเดทข่าวสารอยู่เสมอ

สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ดีและการจัดการที่เหมาะสมก่อนที่คุณจะเริ่มต้นการใช้บริการ Outsource ได้แก่

  1. มอบหมายหน้าที่ผู้ติดต่อประสานงานระหว่างบริษัทของคุณกับผู้ให้บริการ IT Outsource ให้ชัดเจน
  2. เรียกร้องแผนการพัฒนาด้านเทคโนโลยีทั้งระยะสั้นและระยะยาวสำหรับบริษัทของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณและผู้ให้บริการมีความเข้าใจตรงกัน
  3. ให้พนักงานของคุณเตรียมคำถาม และ/หรือ ความต้องการ ก่อนพบกับผู้ให้บริการด้านไอที และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากคุณตรวจสอบว่าผู้ให้บริการไอทีมีระบบสำหรับจัดการกับคำขอต่างๆแบบรวมศูนย์และเป็นระบบที่สามารถจัดลำดับความสำคัญโดยคุณหรือบุคคลของบริษัทคุณได้
  4. เตรียมใจว่าจะมีข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดเกิดขึ้นจากทั้งสองฝ่าย และพร้อมที่จะใช้วิธีการเยียวยาที่เหมาะสมในเชิงสร้างสรรค์
  5. ขอเอกสารจากผู้ให้บริการ IT Outsource ของคุณหลังจากการเข้าทำงานทุกครั้งและหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถรู้ได้ว่าพวกเขาทำในสิ่งที่คุณต้องการอยู่หรือไม่
     

ข้อผิดพลาดที่ 2: คิดไปว่าจะไม่มีปัญหาใดๆก็ตามเกิดขึ้นอีก เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณใช้บริการ IT Outsource แล้ว

หลายๆบริษัท จ้าง IT Outsource แล้วพบกับความผิดหวังเมื่อพบว่ายังเจอกับปัญหาด้านไอทีปรากฏขึ้นอยู่เป็นประจำ การที่คุณได้จ้าง IT Outsource จากบริษัทที่มีชื่อเสียงและมีประวัติการทำงานที่ดีไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่พบกับความท้าทายหรือปัญหาใดๆ เลย

คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องจักรชนิดหนึ่ง เพราะฉะนั้นความผิดพลาดที่เกิดจากผู้ใช้งาน ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ความเสียหายของซอฟต์แวร์และปัญหาด้านการบำรุงรักษา เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้อยู่เสมอ แม้แต่ผู้ให้บริการด้านเครือข่ายและไอทีที่ดีที่สุดก็ยังต้องพบเจอปัญหาเหล่านี้ นี่คือเหตุผลที่ บริษัทใหญ่ๆ มีหน่วยงานที่คอยดูแลด้านไอที ในความเป็นจริงแล้วคุณอาจจะพบว่ามีปัญหาเพิ่มมากขึ้นในช่วงแรก เนื่องจากมีผู้ที่ให้ความสนใจกับความต้องการของคุณและทำให้คุณตระหนักถึงปัญหาที่มี

 

วิธีการแก้ไข: เตรียมพร้อมรับความท้าทายและประเด็นปัญหาประจำวัน จากนั้นกำหนดแผนงานกับผู้ให้บริการ IT Outsource เพื่อรับมือปัญหาเหล่านั้น

เริ่มจากทำความเข้าใจกับบริษัท IT Outsource ของคุณเกี่ยวกับประเด็นปัญหาต่างๆที่เขาต้องเตรียมตัวมาก่อน เพื่อให้บริษัทเตรียมหาวิธีการแก้ไขปัญหา นอกจากนี้การวางแผนภาพรวมของเครือข่ายของคุณในระยะยาวจะช่วยลดความ "ผิดหวัง" ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการบำรุงรักษาเครือข่าย Pam Butler, CEO ของ Aegis Computer Services ใน Tallahassee, Fla เชื่อว่าผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กจะต้องพร้อมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำงานร่วมกับผู้ให้บริการด้าน IT  "อย่าใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยี กับกระบวนการที่ไม่ดี" เธอกล่าว "มันอาจจะแก้ปัญหาได้ชั่วคราว แต่วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดอาจจะเป็นการแทนที่กระบวนการทั้งหมด" โปรดจำไว้ว่าผู้ให้บริการสนับสนุนด้านไอทีของคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณ ดังคำกล่าวที่ว่า อย่ายิงผู้ส่งสารเพียงเพราะพวกเขานำข่าวร้ายมาให้ เพราะนั่นอาจเป็นการประเมินสถานการณ์ของคุณอย่างตรงไปตรงมา
 

ข้อผิดพลาดที่ 3: คิดว่าผู้ให้บริการ IT Outsource ที่มีราคาต่ำที่สุดเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

เมื่อเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource คุณจะพบว่ามีบริษัทที่ให้บริการดังกล่าวอยู่มากมาย ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องลดค่าใช้จ่ายพื่อการอยู่รอด คุณอาจจะถูกดึงดูดด้วยผู้ให้บริการที่เสนอราคาต่ำที่สุด แต่โปรดจำไว้ว่าโดยปกติแล้ว ราคานั้นสัมพันธ์กับคุณภาพ หากผู้ให้บริการเสนอราคาที่ต่ำกว่าที่อื่นอย่างมีนัยสำคัญ ให้รีบถามหาเหตุผล ไม่แน่ว่าพนักงานของเขาอาจจะขาดการรับรอง หรือการฝึกอบรมที่จำเป็น พวกเขาอาจไม่ได้มีพนักงานหรือเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อจัดการกับความต้องการของคุณอย่างทันท่วงที ซึ่งอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
 

วิธีการแก้ไข: ตัดสินใจจากวิธีการทำงาน และคุณค่าที่จะได้รับไม่ใช่ราคา

มองหาผู้ให้บริการ IT Outsource ที่มีแนวทางการปฏิบัติงานที่ได้รับการยอมรับ (มาตรฐานอุตสาหกรรม) มีใบรับรองที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณ และทีมสนับสนุนที่มีโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นเพื่อจัดการกับปัญหาต่างๆทั้งในเวลากลางวันและกลางคืน

โปรดระลึกไว้ว่า แม้คุณอาจจะได้คนที่เก่งที่สุดเข้ามาทำงาน 1 คน แต่ในท้ายที่สุด คนเพียงคนเดียวอาจจะไม่สามารถรับมือปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในองค์กรได้ทั้งหมด คุณอาจประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในช่วงแรกๆ แต่คนๆ นี้อาจจะไม่พร้อมรับมือกับปัญหาที่คุณเผชิญอยู่ เขาหรือเธออาจจะไม่มีความรู้มากพอในการจัดการกับปัญหาด้านเทคโนโลยีของคุณ เขาหรือเธออาจจะไม่มีเวลาที่จะช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์สำหรับอนาคต การเลือกผู้ให้บริการ IT Outsource ซึ่งมีพนักงานหลายคน และ เจ้าหน้าที่ฝ่าย Support คุณมีโอกาสที่ดีกว่าที่จะได้รับการดูแลอย่างทันท่วงที

เนื่องจากผู้ให้บริการ IT Outsource มีมากในตลาด คุณควรดูแพคเกจทั้งหมดก่อนที่จะทำการตัดสินใจด้านราคา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพบบริษัทที่มีบุคลากรที่เพียงพอ มีใบรับรองการฝึกอบรม มีความรับผิดชอบที่ดี มีโครงสร้างพื้นฐานและระบบที่สมบูรณ์ แต่เสนอราคาเพียง 10 ถึง 30 เหรียญต่อชั่วโมง(ผู้เขียนหมายถึงเป็นราคาที่ไม่แพง) การตัดสินใจที่ผิดพลาดต้องอาจจะทำให้เสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย และท้ายที่สุด ลงเอยด้วยการที่คุณต้องทำการหาผู้ให้บริการ IT Outsource รายใหม่

 

ข้อผิดพลาดที่ 4: คิดว่าทักษะทางเทคนิคหรือ "geekiness" คือสิ่งที่คุณต้องการ

กี่ครั้งแล้วที่คุณต้องเอีอมระอาเมื่อมีคนอธิบายถึงปัญหาด้านเทคนิคต่างๆกับเครือข่ายของคุณ ผู้ให้บริการ IT Outsource ที่ขาดความสามารถในการสื่อสาร ในส่วนที่ไม่ใช่เรื่องเทคนิคและยังไม่มีมุมมองเชิงกลยุทธ์ในระยะยาวเกี่ยวกับเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ จะทำให้คุณและพนักงานของคุณเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิม

 

วิธีการแก้ไข: เลือกจ้าง บริษัทที่ปรึกษาทางด้าน IT มืออาชีพ ไม่ใช่เพียงแค่แก้ปัญหาเฉพาะหน้า

ในตลาดปัจจุบัน ยังมีผู้ให้การสนับสนุนด้านไอทีที่ไม่เพียงแต่เข้าใจถึงเทคโนโลยี แต่ยังสามารถอธิบายให้คุณทราบในภาษาที่คุณเข้าใจได้ แบรดลีย์ เดน ดู๊ก ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ Corporate Computer Services กล่าวว่า "สำหรับบริษัทของเรา เป้าหมายของเราคือ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ของเราจะต้องเป็นมากกว่าแค่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค แต่ต้องสามารถสื่อสารกับเจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการและพนักงานได้ เช่นเดียวกับเป็นที่ปรึกษาที่ให้ความสำคัญกับเป้าหมายและความสำเร็จของ บริษัทลูกค้า"

ความเข้ากันได้กับบริษัท IT Outsource เป็นสิ่งสำคัญอย่างมากเพราะบริษัทเหล่านั้นจะใช้เวลาอย่างมากกับคุณและพนักงานของคุณ นอกจากนี้บุคคลนี้จะช่วยคุณในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์สำหรับการลงทุนด้านเทคโนโลยีในอนาคตดังนั้นคุณต้องสามารถสื่อสารซึ่งกันและกันได้เป็นอย่างดี

 

โดยสรุป:

ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหาผู้ให้บริการ IT Outsource เป็นครั้งแรกหรือกำลังมองเจ้าใหม่ สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่บริษัทขนาดเล็กหลายแห่งเจอ ก็คือการมองว่าผู้ให้บริการ IT Outsource เป็นเสมือนส่วนหนึ่งของธุรกิจคุณเอง เพียงเท่านี้คุณจะสามารถเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นได้

เช่นเดียวกับการเลือกใช้บริการระดับมืออาชีพอื่น สิ่งสำคัญที่สุดในการหา IT Outsource คือ การหาบริษัทที่มีคุณสมบัติเหมาะสม รวมถึงมีความแน่วแน่ที่จะให้การการดูแลที่ดีเพื่อสร้างความพึงพอใจสูงสุดแก่คุณ และ พนักงานของคุณ


Share :